Tidrapport mall gratis - ladda ner PDF, Word och Excel

Vad är en tidrapport?

En tidrapport är ett dokument där arbetstid registreras dag för dag. Den används ofta för att visa när en anställd har börjat och slutat arbeta, hur lång rast som tagits, om det finns övertid och om frånvaro ska noteras.

En enkel tidrapport kan användas av både anställda och arbetsgivare. För anställda blir den ett tydligt sätt att dokumentera arbetade timmar. För arbetsgivare kan den fungera som underlag för lön, uppföljning och intern kontroll. Resultatet blir ofta utgångspunkten för det lönebesked som betalas ut till den anställde.

En tidrapport är inte alltid samma sak som en personalliggare. En personalliggare är ett särskilt register som vissa branscher måste föra enligt Skatteverkets regler, till exempel restaurang, bygg, tvätteri och fordonsservice. Den ska visa vilka som är verksamma i lokalen och ska uppdateras dagligen.

Förhandsvisning av mallen

Mallen är byggd för en hel månad och innehåller en rad för varje datum.

Längst ner i mallen finns en summering för månaden. Där kan total frånvaro, total övertid och total arbetad tid räknas ihop.

Vad ingår i tidrapportmallen?

Mallen innehåller de vanligaste fälten som behövs vid enkel tidrapportering för anställda.

Så använder du mallen

1. Fyll i företagets uppgifter högst upp i dokumentet.
2. Ange månad, år, namn och anställningsnummer.
3. Fyll i starttid och sluttid för varje arbetsdag.
4. Lägg in lunch, raster och annan tid som inte ska räknas som arbetstid.
5. Notera övertid om den anställde arbetat mer än ordinarie tid.
6. Fyll i frånvaro och anledning, till exempel sjukdom, semester eller kompledighet.
7. Kontrollera totalsumman längst ner i mallen.
8. Låt ansvarig person godkänna tidrapporten innan den används som löneunderlag.

Om du använder Excel-versionen kan du lägga in formler för att räkna arbetad tid automatiskt. Om du använder PDF-versionen bör totalsumman kontrolleras manuellt.

Tidrapportering för anställda

Tidrapportering för anställda används ofta när lönen helt eller delvis baseras på arbetade timmar. Det gäller till exempel timanställda, deltidsanställda, konsulter, extrapersonal och anställda med varierande schema. För timanställda är det också bra att kombinera tidrapporten med ett tydligt anställningsavtal med timlön.

En tydlig tidrapport gör det enklare att se:

• hur många timmar som arbetats under månaden
• hur mycket rast som dragits av
• om övertid förekommit
• om frånvaro ska påverka löneunderlaget
• om arbetstiden stämmer med schema eller avtal

För företag kan tidrapporten även minska risken för fel i löneunderlag. Det är särskilt viktigt när flera anställda rapporterar tid manuellt eller när tider lämnas in i slutet av månaden.

Tidrapportering i Excel

En tidrapport i Excel passar bäst när du vill räkna timmar automatiskt. Excel-versionen kan användas för att summera arbetstid, övertid, frånvaro och total tid per månad. Behöver du snabbt addera och subtrahera tider utan att öppna Excel kan vår tidskalkylator vara ett enklare alternativ.

Fördelar med tidrapportering i Excel:

• enklare att summera timmar
• mindre risk för räknefel
• lätt att kopiera till nästa månad
• kan sparas digitalt
• kan skickas till arbetsgivare eller löneansvarig
• passar bättre än papper om många dagar ska fyllas i

En enkel Excel-mall räcker ofta för mindre företag. Större företag kan däremot behöva ett digitalt tidrapporteringssystem med attest, projekt, scheman och export till lönesystem.

Tidrapport på papper

En tidrapport på papper passar när arbetstiden fylls i manuellt, till exempel på en arbetsplats där anställda inte använder dator eller där en enkel utskriven mall räcker.

PDF-versionen är gjord för att skrivas ut. Den kan användas som pappersblankett där den anställde fyller i starttid, sluttid, raster, frånvaro och övertid för hand.

Fördelar med tidrapport på papper:

• enkel att använda
• kräver inget system
• passar små arbetsplatser
• lätt att skriva under eller godkänna
• fungerar även utan dator eller mobil

Nackdelen är att totalsummor måste räknas manuellt. Därför bör pappersrapporter alltid kontrolleras innan de används som löneunderlag.

Rast, lunch och pauser i tidrapporten

I tidrapporten finns ett särskilt fält för lunch och raster. Det är viktigt eftersom rast normalt inte räknas som arbetstid.

Enligt Arbetsmiljöverket ska ingen arbeta mer än fem timmar i följd utan rast. Under en rast har arbetstagaren rätt att lämna arbetsplatsen. Pauser är däremot kortare avbrott som normalt räknas in i arbetstiden.

Därför bör tidrapporten skilja på:

Om företaget har kollektivavtal eller interna regler bör tidrapporteringen följa dessa.

Övertid i tidrapporten

Mallen har ett separat fält för övertid. Det gör det enklare att se vilka timmar som ligger utöver ordinarie arbetstid.

Övertid bör inte blandas ihop med vanlig arbetstid. Den bör registreras separat, särskilt om den ska godkännas av arbetsgivaren eller ge rätt till övertidsersättning, kompensationsledighet eller annan ersättning. För att jämföra timlön och månadslön kan du räkna om timlön till månadslön.

Exempel:

Det är bra att ha en tydlig rutin för när övertid ska registreras och vem som ska godkänna den.

Frånvaro i tidrapporten

Mallen innehåller fält för frånvaro och frånvaroorsak. Det gör den mer användbar som löneunderlag än en mycket enkel tidrapport med bara start- och sluttid.

Vanliga frånvaroorsaker:

• sjuk
• semester
• kompledig
• vård av barn
• läkarbesök
• tjänstledighet
• övrigt

Om frånvaro påverkar lönen bör den registreras tydligt. Det minskar risken för fel i löneutbetalning och gör det enklare att följa upp månaden i efterhand. För semestertid kan du även räkna ut semesterersättning separat.

Exempel på ifylld tidrapport

Här är ett enkelt exempel:

I exemplet fylls varje arbetsdag i separat. Om en dag inte har någon arbetstid kan totalen stå som 00:00 eller lämnas tom, beroende på hur företaget vill hantera rapporteringen.

När passar den här mallen?

Den här tidrapportmallen passar särskilt bra för:

• timanställda
• deltidsanställda
• extrapersonal
• småföretag
• konsulter
• frilansare
• administrativ tidrapportering
• manuellt löneunderlag
• arbetsplatser som vill ha tidrapport på papper

Den passar mindre bra om företaget behöver avancerad tidrapportering med projekt, attestflöden, GPS-stämpling, integration med lönesystem eller digital personalliggare. Då är ett tidrapporteringssystem ofta bättre.

Tidrapport mall PDF, Word eller Excel - vilket format ska du välja?

För de flesta företag är Excel den mest praktiska versionen. För anställda som rapporterar manuellt fungerar PDF ofta bäst. Word-versionen passar när du vill anpassa dokumentet innan det skrivs ut eller skickas vidare.

Skillnad mellan tidrapport, schema och lönebesked

Det är vanligt att blanda ihop tidrapport, arbetsschema och lönebesked. De används i samma process, men betyder olika saker.

En tidrapport visar alltså vad som faktiskt har arbetats. Ett arbetsschema visar vad som var planerat. Ett lönebesked visar vad som betalats ut efter att lön, skatt, frånvaro, tillägg och avdrag har räknats.

Vanliga misstag vid tidrapportering

Vanliga fel:

• lunchrast glöms bort
• frånvaro skrivs inte in
• övertid blandas ihop med vanlig arbetstid
• total tid räknas fel
• olika anställda använder olika format
• tidrapporten lämnas in för sent
• pappersrapporter saknar namn eller period
• arbetsgivaren godkänner inte tidrapporten innan lön körs

En enkel mall minskar risken för sådana fel, särskilt om samma format används varje månad.

Relaterade verktyg

Använd gärna våra andra verktyg tillsammans med tidrapportmallen:

• Timräknare - räkna ut arbetstid mellan två klockslag
• Tidskalkylator - addera och subtrahera timmar och minuter
• Timlön - räkna ut lön baserat på arbetade timmar
• Månadslön till timlön - räkna om månadslön till timlön
• Semesterersättning - räkna ut semesterersättning

Vanliga frågor om tidrapport mall